SPECIAL-USE mit Outlook 2013 in Dovecot

Abstract

Outlook 2013 ist nun erschienen, und Fragen im Zusammenhang mit dem neuen Feature IMAP SPECIAL-USE Ordner nach RFC 6154 häufen sich. Bisher existieren nur Erklärungen in Englisch, und weil gerade auf den deutschen Mailinglisten immer wieder danach gefragt wird, habe ich mich entschlossen, diesen kleinen bebilderten Beitrag zu schreiben.

Outlook 2013 ist nun erschienen, und Fragen im Zusammenhang mit dem neuem Feature IMAP SPECIAL-USE Ordner nach RFC 6154 häufen sich. Bisher existieren nur Erklärungen in Englisch, und weil gerade auf den deutschen Mailinglisten immer wieder danach gefragt wird, habe ich mich entschlossen, diesen kleinen bebilderten Beitrag zu schreiben.

Nach RFC 6154 schlägt der IMAP-Server dem IMAP-Client vor, welche Ordner dieser als Standardordner benutzen soll und wie diese heißen sollen. Werden sich Server und Client einig, beseitigen sie damit ein altes Übel, denn vor dem RFC durfte jeder IMAP-Client eigenmächtig "sein" Standardordner-Layout auf dem IMAP-Server anlegen – Administratoren und Anwender kennen das Durcheinander nur zu gut.

Outlook-Versionen vor 2013 benutzten z.B. als Gesendet Ordner Sent Items. Zusätzliche Verwirrung stiften dann noch die jeweiligen Übersetzungen in die Landessprache z.B. in Gesendete Objekte.

Important

Die Übersetzung eines Ordnernamens im IMAP-Client ist eigentlich Sache des IMAP-Clients und sollte den tatsächlichen Ordnernamen auf dem Mailserver nicht verändern. Wie gesagt: "sollte". Bei Outlook-Versionen vor 2013 ist dies eben nicht der Fall – hier wird tatsächlich ein Ordner mit "neuem Namen" auf dem Server angelegt.

Daraus wird auch deutlich, welche Probleme daraus resultierten, denn es ist üblich, mit mehreren IMAP-Clients auf dieselbe Mailbox zuzugreifen.

  • vom Büro aus mit Outlook,
  • von zu Hause mit Thunderbird,
  • von unterwegs mit mobil Android K9 Mail,
  • im Urlaub über Horde webmail

Schlimmmstenfalls nutzt dann jeder IMAP-Client seine eigenen Ordner, und das wird für Anwender, die "einfach nur mailen" wollen, sehr unübersichtlich…

In der Vergangenheit musste man die Standardordner mühsam in jedem IMAP-Client von Hand einstellen. Bei einem Webmail ist das schnell, weil zentral einstellbar geregelt, aber schon auf einem Smartphone wird es angesichts des kleinen Displays schnell zur fummeligen Arbeit oder es ist – je nach Client – schlichtweg nicht möglich. Alte Outlook-Versionen sind nur bedingt konfigurierbar.

Diese Clients unterstützen derzeit das RFC 6154 mehr oder weniger vollständig:

  • Outlook 2013
  • K9 Mail
  • Horde webmail

Der beliebte IMAP-Client Thunderbird unterstützt SPECIAL-USE in seiner derzeitigen Version 17 noch nicht; die Funktion ist aber in Planung.

Zusammen mit dem autodiscover-Feature von Outlook ist das Einpflegen einer E-Mail-Adresse nun wirklich sehr bequem.

Das autodiscover-Feature von Outlook kann man z.B. mit dem Projekt automx umsetzen.

K9 Mail wird zukünfig das autoconfig-Feature von Mozilla Thunderbird nutzen.

Important

Outlook 2013 übersetzt die vom IMAP-Server vorgeschlagenen Standard-IMAP-Ordner nicht in die Landessprache. Außerdem nimmt Outlook 2013 nachträgliche Änderungen der Standardordner auf dem Server nicht mehr zur Kenntnis, dazu muss der Account neu angelegt werden.

Zum Vergleich: K9 Mail lässt die vom Server vorgeschlagenen Namen ebenfalls bestehen, setzt aber in Klammern eine Übersetzung der Ordnernamen in Landessprache dahinter.

Unter Dovecot 2.1.x konfiguriert man IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes in /etc/dovecot/conf.d/15-mailboxes.conf wie folgt:

namespace inbox {
        #mailbox name {
        #        special_use = \Drafts \Junk \Sent \Trash \Archive
        #}
        mailbox Drafts {
                special_use = \Drafts
                auto=subscribe
        }
        mailbox Junk {
                special_use = \Junk
                auto=subscribe
        }
        mailbox Trash {
                special_use = \Trash
                auto=subscribe
        }
        mailbox Sent {
                special_use = \Sent
                auto=subscribe
        }
        mailbox "Sent Messages" {
                special_use = \Sent
        }
        mailbox Archive {
                special_use = \Archive
                auto=no
        }
        mailbox "Archives" {
                special_use = \Archive
                auto=subscribe
        }
}

Important

Es existieren noch zwei weitere Plugins unter Dovecot, die etwas mit der automatischen Erstellung und Benennung von IMAP-Ordnern zu tun haben.

Das alte autocreate-Plugin: es funktioniert in 2.1.x immer noch, allerdings nur für den ersten Login-Vorgang via IMAP, es ist damit aber immer noch sehr nützlich, um z.B. die Standardordner für Thunderbird automatisch anzulegen.

mailboxalias kann zwar nicht dafür sorgen, dass mehrere Standardordner existieren, aber sozusagen den Eindruck erwecken, als hätten diese alle den gleichen Inhalt. Ich selbst nutze dieses Plugin nicht und würde es nur nach ausgiebigen Tests auf einem neuem Mailserver empfehlen, ich befürchte bei nachträglichen Einschalten diese Plugins könnte es mit bestehenden Mailboxen und Usern zur Verwirrung führen.

Note

Outlook ist und bleibt der Client von Microsoft Exchange, doch auch wenn es in Bezug auf RFC 6154 gerade die Nase vorn hat, ist es kein wirklich guter IMAP-Client.

Thunderbird ist aber wegen seiner IMAP-Fähigkeiten definitiv zu bevorzugen. Bei guter IMAP-Server-Konfiguration ist mit Thunderbird praktisch das gleiche Resultat zu erzielen, und Thunderbird ist für alle großen Desktop-Plattformen umsonst erhältlich. Es kann um sehr viele nützliche AddOns (z.B. Sieve) ergänzt werden, was ihm mit "Internet Mail" doch sehr große Vorteile gegenüber Outlook verschafft.

Allen Usern, die Outlook vor allem wegen seiner Workgroup-Fähigkeiten schätzen, empfehle ich, Outlook 2013 z.B. im ActiveSync-Modus mit Horde Webmail zu betreiben. Damit wird es dann möglich sein, zumindest für einen Account auch Kalender und Adressbuch inklusive aller Mail-Ordner zu synchronisieren.

Desweiteren unterstützt Dovocot als IMAP-Server, IMAP-Ordner-ACLs und Public Mailboxen. Für IMAP-Ordner-ACLs existiert ebenfalls ein Thunderbird-Add On. Sogo und sein Thunderbird-Plugin können ähnliche Workgroup-Leistungen erbringen wie Outlook Exchange.

Desweiteren gibt es auch komplette Mailserver-Projekte wie Zimbra, die fast alle Funktionen eines Exchange Server mit Outlook sozusagen nachbauen. Es lohnt sich also, nach Alternativen zu sehen.

Zum Schluss die versprochenen Bilder.

Note

Der automx-Testserver unterstützt (noch) keine SPECIAL-USE Mailboxes. Die Standard-IMAP-Ordner werden lokal erstellt. Um den Gegensatz zu verdeutlichen, habe ich ein Bild einer Mailbox der Standard-IMAP-Ordner einem Dovecot-Server gegenübergestellt, bei dem SPECIAL-USE-Mailboxes aktiviert ist.

Robert Schetterer, 25. March 2013